Công ty TNHH In Ấn TOCO (“TOCO”, “chúng tôi”) tiếp nhận file, nội dung và tài liệu của khách hàng để kiểm tra, thiết kế, tạo mẫu duyệt và sản xuất sản phẩm in theo yêu cầu.

Quy định này xác định yêu cầu đối với file, trách nhiệm của các bên, quy trình duyệt mẫu và căn cứ đối chiếu sản phẩm sau khi hoàn thành.

1. Phạm vi áp dụng

Quy định này áp dụng đối với:

• Khách hàng đã có file in và gửi file để sản xuất.
• Khách hàng sử dụng dịch vụ thiết kế.
• File, hình ảnh, logo, nội dung và tài liệu liên quan đến đơn hàng.
• Mẫu duyệt được gửi trên website hoặc qua kênh liên hệ được hai bên sử dụng.
• File sản xuất được tạo hoặc xác nhận sau khi khách hàng duyệt mẫu.

Mỗi sản phẩm có thể có yêu cầu riêng về kích thước, định dạng, tràn lề, vùng an toàn, hệ màu, độ phân giải, phương pháp in, gia công và dung sai kỹ thuật.

Các yêu cầu riêng được thể hiện hoặc thông báo tại trang sản phẩm, báo giá, thông tin đơn hàng, file mẫu, mẫu duyệt hoặc nội dung trao đổi trước khi sản xuất.

2. Hai hình thức chuẩn bị dữ liệu

2.1. Khách hàng đã có file

Khách hàng gửi file in đã chuẩn bị sẵn để chúng tôi kiểm tra và tạo mẫu duyệt.

Nếu file chưa đáp ứng yêu cầu, khách hàng có thể được đề nghị:

• Gửi lại file.
• Bổ sung hình ảnh, font chữ hoặc tài liệu còn thiếu.
• Điều chỉnh kích thước, nội dung hoặc quy cách.
• Xác nhận phương án xử lý file do chúng tôi đề xuất.

Việc hệ thống tiếp nhận file không đồng nghĩa file đã đạt yêu cầu sản xuất hoặc đơn hàng đã bắt đầu sản xuất.

2.2. Khách hàng cần thiết kế

Khách hàng cung cấp nội dung, logo, hình ảnh, dữ liệu, yêu cầu trình bày và tài liệu tham khảo để chúng tôi thực hiện thiết kế theo gói dịch vụ đã chọn hoặc thỏa thuận của đơn hàng.

Khách hàng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và chính xác các nội dung cần thể hiện. Thời gian thiết kế được tính từ khi chúng tôi đã nhận đủ thông tin cần thiết và đơn hàng đáp ứng điều kiện bắt đầu xử lý.

Phạm vi thiết kế, số phương án, số lần chỉnh sửa, thời gian thực hiện, chi phí và việc bàn giao file nguồn, nếu có, được xác định theo gói thiết kế, báo giá hoặc thỏa thuận riêng của đơn hàng.

3. Cách gửi file và giới hạn dung lượng

3.1. Trường hợp đã có file in

Khách hàng có thể:

• Tải file trực tiếp lên website.
• Gửi một liên kết HTTPS từ Google Drive, Dropbox, OneDrive, WeTransfer, Figma hoặc dịch vụ tương đương.

Khi tải trực tiếp:

• Tối đa 02 file cho mỗi sản phẩm.
• Tối đa 40 MB cho mỗi file.
• Tổng dung lượng tối đa 60 MB.

Khi gửi bằng liên kết, khách hàng cần bảo đảm liên kết còn hiệu lực và đã bật quyền xem hoặc tải file. Chúng tôi không chịu trách nhiệm đối với chậm trễ do liên kết hết hạn, bị giới hạn quyền hoặc không thể truy cập.

3.2. Trường hợp cần thiết kế

Khách hàng có thể gửi nội dung, logo, ảnh tham khảo và tài liệu liên quan với giới hạn:

• Tối đa 08 file cho mỗi sản phẩm.
• Tối đa 30 MB cho mỗi file.
• Tổng dung lượng tối đa 100 MB.
• Tối đa 02 ảnh tham khảo.

3.3. Định dạng được hỗ trợ

Website hiện hỗ trợ các định dạng:

• PDF.
• JPG, JPEG, PNG, WebP, TIF, TIFF.
• AI, EPS, PSD, CDR.
• DOC, DOCX.
• XLS, XLSX, CSV.
• ZIP, RAR, 7Z.

Việc website tiếp nhận được định dạng không đồng nghĩa file luôn có thể sử dụng trực tiếp để sản xuất. File lỗi, bị khóa, thiếu dữ liệu liên kết, không tương thích hoặc không thể mở có thể được yêu cầu gửi lại dưới định dạng khác.

4. Yêu cầu cơ bản đối với file in

Tùy từng sản phẩm, file khách hàng cung cấp nên đáp ứng các yêu cầu sau:

• Đúng kích thước thành phẩm hoặc có ghi rõ tỷ lệ thiết kế.
• Hình ảnh có độ phân giải phù hợp với kích thước và khoảng cách quan sát.
• Nội dung, hình ảnh và logo hiển thị rõ ràng.
• Font chữ được chuyển thành đường nét hoặc được nhúng đầy đủ khi cần.
• Hình ảnh và dữ liệu liên kết được đính kèm đầy đủ.
• Không bị lỗi font, mất hình, vỡ hình hoặc thiếu trang.
• Có vùng tràn lề và vùng an toàn nếu sản phẩm yêu cầu.
• Có thông tin rõ về mặt trước, mặt sau, thứ tự trang, đường gấp hoặc vị trí gia công.
• Không đặt mật khẩu hoặc hạn chế quyền mở file, trừ khi mật khẩu được cung cấp riêng cho chúng tôi.
• Nội dung file thống nhất với số lượng, kích thước, chất liệu và quy cách trong đơn hàng.

Đối với sản phẩm kích thước nhỏ và được quan sát ở khoảng cách gần, hình ảnh thường cần độ phân giải cao hơn sản phẩm khổ lớn. Yêu cầu thực tế được xác định theo loại sản phẩm, kích thước in và phương pháp sản xuất.

5. Tràn lề, vùng an toàn và phần chừa gia công

Tùy loại sản phẩm, phương pháp in và công đoạn gia công, file sản xuất có thể cần:

• Vùng tràn lề.
• Vùng an toàn.
• Phần chừa cho đường cắt hoặc đường bế.
• Phần chừa cho đường gấp, đường dán hoặc gáy.
• Phần chừa cho đóng ghim, đóng cuốn, xỏ khoen hoặc công đoạn khác.

Kích thước thành phẩm là kích thước sản phẩm sau khi hoàn thành việc cắt hoặc gia công. Phần tràn lề nằm ngoài kích thước thành phẩm có thể bị loại bỏ và không được xem là phần nội dung bắt buộc phải xuất hiện trên sản phẩm cuối cùng.

Nội dung quan trọng như chữ, logo, số điện thoại, mã QR, mã vạch, đường viền và các chi tiết cần giữ nguyên phải được đặt trong vùng an toàn.

Không áp dụng một mức tràn lề hoặc vùng an toàn chung cho tất cả sản phẩm. Thông số cụ thể được công bố hoặc thông báo riêng theo sản phẩm trước khi sản xuất.

Nếu file chưa có phần chừa phù hợp, chúng tôi có thể:

• Yêu cầu khách hàng chỉnh sửa hoặc gửi lại file.
• Đề xuất thu phóng hoặc cắt xén.
• Đề xuất kéo nền hoặc bổ sung phần tràn lề.
• Đề xuất điều chỉnh vị trí nội dung.
• Thực hiện phương án kỹ thuật khác sau khi được khách hàng xác nhận.

Chúng tôi không tự ý kéo giãn hình ảnh, dịch chuyển nội dung quan trọng hoặc bổ sung chi tiết chưa có nếu việc điều chỉnh có thể làm thay đổi đáng kể thiết kế.

Chỉ những yêu cầu về tràn lề, vùng an toàn, gia công và dung sai đã được công bố hoặc thông báo trước khi sản xuất mới được sử dụng làm căn cứ đối chiếu và xử lý khiếu nại.

6. Màu sắc và chế độ màu

Màu sắc hiển thị trên màn hình, điện thoại, máy tính, bản xem trước hoặc ảnh mẫu có thể khác sản phẩm in thực tế do:

• Màn hình sử dụng ánh sáng để hiển thị màu.
• Từng thiết bị có thiết lập màu và độ sáng khác nhau.
• File RGB được chuyển sang hệ màu phù hợp với phương pháp in.
• Giấy, mực, vật liệu và lớp gia công ảnh hưởng đến màu sắc.
• Mỗi phương pháp in có khả năng tái tạo màu khác nhau.
• Quá trình sản xuất có dung sai kỹ thuật nhất định.

Khách hàng nên sử dụng hệ màu và hồ sơ màu phù hợp với phương pháp in khi có yêu cầu kỹ thuật cụ thể.

Nếu đơn hàng yêu cầu đối chiếu màu đặc biệt, màu thương hiệu hoặc độ chính xác màu cao, khách hàng cần thông báo trước để hai bên thống nhất phương án như mẫu màu, mã màu, bản in thử hoặc tiêu chuẩn đối chiếu phù hợp.

Màu sắc hiển thị trên mẫu duyệt điện tử chủ yếu dùng để kiểm tra nội dung và bố cục, không mặc nhiên được xem là mẫu màu vật lý hoặc cam kết màu tuyệt đối.

7. Nội dung và quyền sử dụng dữ liệu

Khách hàng có trách nhiệm:

• Kiểm tra tính chính xác của nội dung cung cấp.
• Bảo đảm có quyền sử dụng hợp pháp đối với hình ảnh, logo, nhãn hiệu, font chữ và tài liệu.
• Bảo đảm có quyền cung cấp dữ liệu cá nhân của người khác nếu nội dung có chứa dữ liệu đó.
• Không yêu cầu in nội dung vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền của bên thứ ba hoặc trái đạo đức xã hội.
• Tự kiểm tra khả năng hoạt động của mã QR, mã vạch, liên kết, số điện thoại và thông tin liên hệ.

Chúng tôi có quyền từ chối tiếp nhận hoặc sản xuất nội dung có dấu hiệu vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền của bên thứ ba hoặc không phù hợp với phạm vi hoạt động.

Việc chúng tôi tiếp nhận hoặc kiểm tra file không được hiểu là xác nhận khách hàng có đầy đủ quyền sở hữu trí tuệ đối với nội dung đã cung cấp.

8. Kiểm tra file

Việc kiểm tra file được thực hiện trong phạm vi hợp lý, phù hợp với loại sản phẩm và dịch vụ của đơn hàng, có thể bao gồm:

• Khả năng mở và đọc file.
• Kích thước và tỷ lệ.
• Số trang hoặc số mặt.
• Tình trạng hình ảnh và font chữ.
• Tràn lề, vùng an toàn và vị trí gia công.
• Sự phù hợp cơ bản giữa file và quy cách đơn hàng.
• Các lỗi kỹ thuật có thể nhận biết hợp lý trước khi tạo mẫu duyệt.

Kiểm tra kỹ thuật không mặc nhiên bao gồm việc biên tập, kiểm chứng hoặc sửa toàn bộ:

• Chính tả và ngữ pháp.
• Số điện thoại, địa chỉ hoặc giá bán.
• Mã sản phẩm, mã QR, mã vạch hoặc liên kết.
• Nội dung pháp lý hoặc dữ liệu do khách hàng cung cấp.

Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ thiết kế hoặc biên tập có bao gồm các công việc trên, phạm vi trách nhiệm được xác định theo gói dịch vụ hoặc thỏa thuận của đơn hàng.

Việc một lỗi không được phát hiện trong bước kiểm tra file không làm mất trách nhiệm của chúng tôi nếu lỗi phát sinh do tư vấn không chính xác, tự ý thay đổi file hoặc sản xuất không đúng mẫu đã được khách hàng xác nhận.

9. Tạo và gửi mẫu duyệt

Cả trường hợp khách hàng đã có file và trường hợp cần thiết kế đều phải qua bước duyệt mẫu trước khi sản xuất.

Mẫu duyệt có thể thể hiện:

• Nội dung và bố cục.
• Kích thước hoặc tỷ lệ.
• Mặt trước, mặt sau hoặc thứ tự trang.
• Đường cắt, đường bế, đường gấp hoặc vị trí gia công.
• Ghi chú kỹ thuật.
• Các thông tin cần khách hàng xác nhận.

Đường cắt, đường bế, vùng an toàn hoặc đường hướng dẫn trên mẫu có thể chỉ dùng để minh họa kỹ thuật và không xuất hiện trên sản phẩm thực tế.

Mỗi lần gửi mẫu mới tạo một phiên bản mới. Phiên bản mới không ghi đè lịch sử phiên bản trước đó.

Khách hàng chỉ được duyệt phiên bản mới nhất đang ở trạng thái chờ duyệt. Khi có phiên bản mới, phiên bản cũ không còn giá trị để đưa vào sản xuất.

10. Yêu cầu chỉnh sửa mẫu

Nếu mẫu chưa đúng, khách hàng chọn chức năng “Cần chỉnh sửa” và mô tả cụ thể nội dung cần thay đổi.

Yêu cầu chỉnh sửa nên nêu rõ:

• Nội dung và vị trí cần sửa.
• Nội dung thay thế.
• Hình ảnh hoặc tài liệu bổ sung.
• Yêu cầu về màu sắc, kích thước hoặc bố cục.
• Các thông tin khác cần được cập nhật.

Sau khi chỉnh sửa, chúng tôi gửi phiên bản mẫu mới để khách hàng tiếp tục kiểm tra và xác nhận.

Số lần chỉnh sửa, phạm vi chỉnh sửa, thời gian thực hiện và chi phí phát sinh, nếu có, được xác định theo gói thiết kế, báo giá hoặc thỏa thuận của đơn hàng.

Yêu cầu làm lại toàn bộ phương án, thay đổi định hướng thiết kế, thay đổi nội dung lớn hoặc bổ sung công việc ngoài phạm vi ban đầu có thể được báo thêm chi phí và thời gian trước khi thực hiện.

11. Trách nhiệm kiểm tra mẫu của khách hàng

Trước khi duyệt mẫu, khách hàng cần kiểm tra kỹ:

• Nội dung và chính tả.
• Tên, số điện thoại, địa chỉ và thông tin liên hệ.
• Logo, hình ảnh và dữ liệu.
• Mã QR, mã vạch và liên kết.
• Bố cục và vị trí các thành phần.
• Kích thước, số mặt và thứ tự trang.
• Chất liệu và quy cách sản phẩm.
• Đường cắt, đường bế, đường gấp và vị trí gia công.
• Vùng tràn lề và vùng an toàn được thể hiện hoặc ghi chú.
• Các yêu cầu kỹ thuật và dung sai đã được thông báo.
• Mọi nội dung khác có thể kiểm tra hợp lý trên mẫu.

Nếu khách hàng không chắc chắn về một thông tin, khách hàng nên yêu cầu giải thích hoặc chỉnh sửa trước khi duyệt.

12. Xác nhận duyệt mẫu

Khách hàng có thể duyệt mẫu trực tiếp trên website. Trường hợp khách hàng xác nhận qua email, Zalo, điện thoại hoặc kênh khác, nhân viên có thể ghi nhận thay trên hệ thống kèm phiên bản, thời gian, kênh xác nhận và thông tin liên quan.

Khi khách hàng xác nhận “Duyệt mẫu”, khách hàng đồng ý rằng:

• Đã kiểm tra phiên bản mẫu hiện tại.
• Nội dung và bố cục thể hiện trên mẫu là đúng.
• Các thông tin có thể kiểm tra hợp lý trên mẫu đã được xác nhận.
• Sản phẩm được phép chuyển sang bước chuẩn bị file sản xuất và sản xuất theo quy trình đơn hàng.

Việc khách hàng duyệt mẫu không loại trừ trách nhiệm của chúng tôi trong các trường hợp:

• Sản phẩm thực tế không đúng phiên bản mẫu cuối cùng đã được duyệt.
• File hoặc nội dung bị thay đổi sau khi khách hàng duyệt.
• Sai lệch vượt quá dung sai kỹ thuật áp dụng.
• Sai lệch phát sinh từ thông tin hoặc tư vấn không chính xác của chúng tôi.
• Có căn cứ xác định lỗi thuộc trách nhiệm của chúng tôi.

13. Thay đổi sau khi đã duyệt mẫu

Sau khi mẫu đã được duyệt, khách hàng cần liên hệ ngay nếu muốn thay đổi nội dung, thiết kế hoặc quy cách.

Nếu sản phẩm chưa bắt đầu sản xuất, chúng tôi sẽ xem xét khả năng cập nhật và thông báo chi phí, thời gian phát sinh trước khi thực hiện.

Nếu sản phẩm đã bắt đầu sản xuất, việc thay đổi có thể:

• Không còn thực hiện được.
• Làm phát sinh chi phí thiết kế, chế bản, vật tư hoặc sản xuất.
• Làm thay đổi thời gian hoàn thành.
• Yêu cầu tạo đơn mới hoặc sản xuất lại phần bị ảnh hưởng.

Việc gửi yêu cầu thay đổi không đồng nghĩa quá trình sản xuất đã được tự động dừng. Khách hàng cần chờ xác nhận của chúng tôi về tình trạng thực tế và phương án xử lý.

14. Căn cứ sản xuất và xử lý sai/lỗi

Phiên bản mẫu cuối cùng được khách hàng duyệt là căn cứ chính để:

• Chuẩn bị file sản xuất.
• Tiến hành sản xuất.
• Đối chiếu nội dung và bố cục.
• Xác minh yêu cầu khiếu nại.

Việc đối chiếu kỹ thuật còn căn cứ vào:

• Quy cách được xác nhận trong đơn hàng.
• Yêu cầu riêng của sản phẩm.
• Dung sai đã được công bố hoặc thông báo.
• Phương pháp in, vật liệu và công đoạn gia công.
• Nội dung tư vấn hoặc thỏa thuận trước khi sản xuất.

Điều kiện, thời hạn và phương án xử lý sản phẩm sai hoặc lỗi được quy định tại Chính sách hủy đơn và xử lý đơn hàng sai/lỗi.

15. Bảo mật và lưu trữ file

File, nội dung thiết kế, mẫu duyệt và tài liệu khách hàng cung cấp chỉ được sử dụng trong phạm vi cần thiết để:

• Kiểm tra và xử lý file.
• Thực hiện thiết kế.
• Tạo và xác nhận mẫu duyệt.
• Sản xuất và giao đơn hàng.
• Hỗ trợ tái đặt hàng.
• Đối chiếu, giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp.
• Thực hiện nghĩa vụ pháp lý có liên quan.

Quyền truy cập file được giới hạn theo nhu cầu công việc. File nghiệp vụ được lưu trong khu vực có kiểm soát và không được công khai cho người không có quyền truy cập.

Thời hạn lưu trữ, quyền yêu cầu xóa và nguyên tắc xử lý dữ liệu được thực hiện theo Chính sách bảo mật của TOCO.

Khách hàng không nên gửi tài liệu hoặc dữ liệu cá nhân không cần thiết cho việc thiết kế và sản xuất đơn hàng.

16. Thông tin liên hệ

Khách hàng cần hỗ trợ về file hoặc duyệt mẫu vui lòng liên hệ:

Email: kinhdoanh@inantoco.com
Hotline: 094 9988 890

Khi liên hệ, khách hàng vui lòng cung cấp mã đơn hàng, tên sản phẩm, phiên bản mẫu nếu có và mô tả cụ thể vấn đề cần hỗ trợ.

Ngày cập nhật: 27/08/2026.