CÔNG TY TNHH IN ẤN TOCO (“TOCO”, “chúng tôi”) tôn trọng quyền riêng tư và cam kết bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng khi truy cập, đăng ký tài khoản, yêu cầu báo giá, đặt hàng hoặc sử dụng dịch vụ tại website inantoco.com.

Chính sách này giải thích loại thông tin TOCO thu thập, cách thức và mục đích xử lý, thời gian lưu trữ, nhóm tổ chức hoặc cá nhân có thể tiếp cận thông tin và quyền của khách hàng đối với dữ liệu cá nhân của mình. Trong phạm vi pháp luật áp dụng, TOCO là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân đối với các hoạt động được mô tả tại Chính sách này.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách áp dụng đối với khách hàng và người dùng truy cập hoặc sử dụng các chức năng trên website, bao gồm:

• Đăng ký và sử dụng tài khoản khách hàng.
• Yêu cầu báo giá và đặt hàng sản phẩm in ấn.
• Gửi file in, file thiết kế, hình ảnh hoặc tài liệu liên quan đến đơn hàng.
• Yêu cầu giao hàng, thanh toán hoặc xuất hóa đơn.
• Liên hệ tư vấn, duyệt mẫu, hỗ trợ, xử lý đơn hàng sai/lỗi, khiếu nại hoặc giải quyết tranh chấp.

2. Thông tin cá nhân TOCO có thể thu thập

2.1. Thông tin liên hệ và tài khoản

• Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ nhận hàng.
• Email đăng ký tài khoản, dữ liệu xác thực, lịch sử đăng nhập, phiên đăng nhập và thông tin cần thiết để bảo vệ tài khoản.
• Thông tin hồ sơ khách hàng và các địa chỉ hoặc thông tin xuất hóa đơn mà khách hàng lựa chọn lưu làm mặc định.

Đối với tài khoản sử dụng mật khẩu trực tiếp trên website, mật khẩu được hệ thống xử lý bằng cơ chế bảo mật phù hợp và TOCO không lưu mật khẩu dưới dạng văn bản có thể đọc trực tiếp.

Khi khách hàng lựa chọn đăng nhập thông qua Google hoặc Facebook, TOCO có thể nhận các thông tin tài khoản cơ bản được nhà cung cấp dịch vụ xác thực cho phép chia sẻ, chẳng hạn họ tên, địa chỉ email, ảnh đại diện và mã định danh tài khoản. Phạm vi thông tin thực tế phụ thuộc vào lựa chọn của khách hàng và chính sách của nhà cung cấp dịch vụ xác thực. TOCO không tiếp nhận hoặc lưu trữ mật khẩu Google hoặc Facebook của khách hàng.

2.2. Thông tin đơn hàng và giao dịch

• Sản phẩm, quy cách, kích thước, chất liệu, số lượng và yêu cầu gia công.
• Nội dung yêu cầu sản xuất, thông tin người đặt, người nhận và giao nhận.
• Lịch sử đơn hàng, trạng thái thanh toán, trạng thái sản xuất và nội dung trao đổi liên quan đến đơn hàng.
• Dữ liệu cần thiết để đối soát giao dịch, xử lý yêu cầu hủy đơn, đơn hàng sai/lỗi, khiếu nại hoặc tranh chấp.

2.3. File và dữ liệu khách hàng cung cấp để sản xuất

TOCO có thể tiếp nhận file thiết kế, logo, hình ảnh, nội dung in ấn, thông tin thương hiệu, ảnh tham khảo và tài liệu phục vụ thiết kế hoặc sản xuất theo yêu cầu. Khách hàng có trách nhiệm bảo đảm mình có quyền hợp pháp đối với nội dung và dữ liệu cung cấp cho TOCO, bao gồm dữ liệu cá nhân của người khác nếu có.

2.4. Thông tin phục vụ hóa đơn

• Tên cá nhân hoặc doanh nghiệp, tên đơn vị và mã số thuế.
• Địa chỉ xuất hóa đơn, email nhận hóa đơn và thông tin khác cần thiết theo quy định về hóa đơn, kế toán và thuế.

2.5. Dữ liệu kỹ thuật và cookie

Khi khách hàng truy cập website, hệ thống có thể ghi nhận địa chỉ IP, loại trình duyệt, loại thiết bị, hệ điều hành, thời gian truy cập, trang được xem, nguồn giới thiệu, mã định danh phiên, cookie, nhật ký hoạt động và sự kiện sử dụng cần thiết để vận hành, bảo mật và đo lường hiệu suất website.

TOCO không chủ động yêu cầu khách hàng cung cấp dữ liệu cá nhân không cần thiết cho việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.

3. Mục đích xử lý thông tin

Thông tin cá nhân có thể được TOCO xử lý để:

• Tạo, xác thực, quản lý và bảo vệ tài khoản khách hàng.
• Tiếp nhận yêu cầu báo giá, xác nhận và xử lý đơn hàng.
• Kiểm tra file, thực hiện thiết kế, duyệt mẫu và sản xuất.
• Giao hàng, xử lý thanh toán, đối soát giao dịch, lập và gửi hóa đơn.
• Chăm sóc khách hàng và giải quyết yêu cầu hủy đơn, sản phẩm sai/lỗi, khiếu nại hoặc tranh chấp.
• Phát hiện, ngăn chặn gian lận, truy cập trái phép hoặc nguy cơ an toàn thông tin.
• Đánh giá hiệu suất bằng nhật ký kỹ thuật và số liệu tổng hợp nội bộ để cải thiện trải nghiệm website.
• Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế và nghĩa vụ pháp lý khác; cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.

TOCO chỉ sử dụng email, SMS hoặc Zalo để xử lý đơn hàng, bao gồm xác nhận đơn, trao đổi file, duyệt mẫu, thông báo thanh toán, sản xuất, giao hàng, hỗ trợ và giải quyết khiếu nại. TOCO không sử dụng các kênh này để gửi quảng cáo hoặc tiếp thị.

4. Cách thức và thời điểm xử lý dữ liệu

Dữ liệu có thể được xử lý tự động hoặc thủ công thông qua website, tài khoản khách hàng, email, điện thoại, SMS, Zalo, hệ thống quản lý đơn hàng, hệ thống lưu trữ file và các công cụ kỹ thuật phục vụ vận hành website.

Hoạt động xử lý bắt đầu khi khách hàng truy cập website, chủ động cung cấp thông tin hoặc sử dụng chức năng liên quan; kết thúc khi mục đích xử lý đã hoàn thành và hết thời hạn lưu trữ, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu giữ.

Nếu khách hàng không cung cấp dữ liệu cần thiết, TOCO có thể không tạo được tài khoản, báo giá, xử lý file, sản xuất, giao hàng, thanh toán, xuất hóa đơn hoặc hỗ trợ yêu cầu tương ứng.

5. Phạm vi sử dụng và các bên có thể tiếp cận thông tin

TOCO chỉ sử dụng thông tin trong phạm vi cần thiết cho các mục đích nêu tại Chính sách này. TOCO không mua bán dữ liệu cá nhân và không chuyển giao dữ liệu cho bên khác nhằm kinh doanh dữ liệu cá nhân.

Trong phạm vi cần thiết, thông tin có thể được tiếp cận bởi:

• Nhân sự được TOCO phân quyền để xử lý đơn hàng, sản xuất, kế toán và chăm sóc khách hàng.
• Đơn vị vận chuyển được giao thực hiện việc giao hàng.
• Ngân hàng, đơn vị trung gian thanh toán hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán khi khách hàng sử dụng dịch vụ tương ứng.
• Nhà cung cấp hosting, máy chủ, lưu trữ đám mây, email, bảo mật và dịch vụ kỹ thuật phục vụ website.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, hóa đơn điện tử hoặc hỗ trợ doanh nghiệp.
• Đơn vị chuyên môn hỗ trợ giải quyết khiếu nại, tranh chấp hoặc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của TOCO.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi TOCO có nghĩa vụ cung cấp theo pháp luật.

Các bên tiếp cận dữ liệu chỉ được xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện nghĩa vụ pháp lý tương ứng.

6. Chuyển và xử lý dữ liệu ngoài Việt Nam

Một số nhà cung cấp hạ tầng, lưu trữ đám mây, email hoặc bảo mật có thể xử lý hoặc lưu trữ dữ liệu tại hệ thống đặt ngoài Việt Nam. Khi phát sinh chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, TOCO áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp và thực hiện nghĩa vụ đánh giá tác động, lập hồ sơ hoặc thủ tục liên quan theo pháp luật Việt Nam.

7. Thời gian lưu trữ thông tin

7.1. Dữ liệu tài khoản

Được lưu trong thời gian tài khoản còn hoạt động. Khi có yêu cầu xóa tài khoản hợp lệ, dữ liệu sẽ được xóa hoặc khử nhận dạng, trừ thông tin gắn với đơn hàng, giao dịch hoặc nghĩa vụ pháp lý cần tiếp tục lưu giữ.

7.2. Đơn hàng chưa hoàn tất

Đơn hàng nháp hoặc chưa thanh toán có thể tự hết hạn sau 07 ngày nếu chưa có file hoặc thông tin cần xử lý, hoặc sau 10 ngày kể từ lần cuối khách hàng gửi file hoặc thông tin, tùy theo trạng thái thực tế của đơn.

7.3. Đơn hàng, giao dịch và hóa đơn

Được lưu trong thời gian cần thiết để thực hiện đơn hàng, hỗ trợ khách hàng, đối soát, giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp và trong thời hạn pháp luật quy định đối với chứng từ kế toán, thuế và hóa đơn.

7.4. File in và file thiết kế

File sản xuất, file khách hàng cung cấp và file thiết kế liên quan được lưu tối đa 02 năm kể từ lần in gần nhất để hỗ trợ đối chiếu hoặc tái đặt hàng. Nếu khách hàng tái in từ file đó, thời hạn 02 năm được tính lại từ lần in mới nhất.

Khi hết thời hạn, file sẽ được xóa hoặc hủy theo quy trình phù hợp, trừ trường hợp cần tiếp tục lưu để giải quyết khiếu nại, tranh chấp hoặc thực hiện nghĩa vụ pháp lý. Khách hàng có thể yêu cầu xóa file sớm hơn nếu file không còn cần thiết cho đơn hàng và không thuộc trường hợp phải tiếp tục lưu giữ.

7.5. Phiên truy cập, nhật ký kỹ thuật và cookie

Phiên truy cập đơn hàng của khách chưa đăng nhập được duy trì tối đa 07 ngày. Nhật ký kỹ thuật và bảo mật được lưu trong thời gian cần thiết để vận hành, điều tra sự cố và bảo vệ website.

8. Quyền của khách hàng đối với dữ liệu cá nhân

Theo pháp luật áp dụng, khách hàng có các quyền:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.
• Đồng ý hoặc không đồng ý và yêu cầu rút lại sự đồng ý.
• Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân.
• Yêu cầu cung cấp, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu; phản đối hoạt động xử lý trong trường hợp pháp luật quy định.
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo pháp luật.
• Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức, cá nhân liên quan áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình.

Việc rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu xóa dữ liệu không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động đã thực hiện trước đó và không áp dụng đối với dữ liệu TOCO có nghĩa vụ tiếp tục lưu giữ.

9. Cách thực hiện quyền của khách hàng

Khách hàng có thể tự cập nhật một số thông tin trong khu vực tài khoản nếu hệ thống hỗ trợ. Đối với thông tin không thể tự chỉnh sửa hoặc khi cần truy cập, nhận bản sao, hạn chế xử lý hay yêu cầu xóa dữ liệu, khách hàng có thể liên hệ:

Email: kinhdoanh@inantoco.com
Hotline: 094 9988 890

TOCO có thể yêu cầu thông tin cần thiết để xác minh người gửi là chủ thể dữ liệu hoặc người được ủy quyền hợp pháp. TOCO sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu trong thời hạn theo quy định pháp luật, đồng thời thông báo nếu yêu cầu không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần vì lý do hợp pháp.

10. Bảo mật thông tin

TOCO áp dụng biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp để hạn chế truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, tiết lộ, thay đổi, phá hủy hoặc làm mất dữ liệu. Quyền truy cập được giới hạn theo nhu cầu công việc; file sản xuất được lưu tại khu vực riêng và chỉ được cung cấp qua cơ chế truy cập có kiểm soát.

Mặc dù TOCO thực hiện các biện pháp bảo vệ phù hợp, không có phương thức truyền hoặc lưu trữ dữ liệu trên Internet nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối trong mọi trường hợp.

11. Cookie và công nghệ tương tự

Website chỉ sử dụng cookie cần thiết để duy trì đăng nhập, phiên truy cập đơn hàng, bảo mật và hoạt động cơ bản. Một số lựa chọn giao diện và dữ liệu giỏ hàng có thể được lưu trong bộ nhớ trình duyệt như localStorage hoặc sessionStorage. Các dữ liệu này phục vụ chức năng khách hàng đang sử dụng và không dùng cho quảng cáo.

Website không sử dụng cookie phân tích hoặc cookie quảng cáo của bên thứ ba. TOCO có thể đánh giá hiệu suất bằng nhật ký kỹ thuật và số liệu tổng hợp nội bộ, không dùng các dữ liệu này để quảng cáo hoặc theo dõi khách hàng trên website khác. Khách hàng có thể kiểm soát hoặc xóa cookie thông qua cài đặt trình duyệt; việc vô hiệu hóa cookie cần thiết có thể khiến một số chức năng hoạt động không đầy đủ.

12. Thanh toán và thông tin tài chính

Khi khách hàng sử dụng dịch vụ của ngân hàng hoặc đơn vị trung gian thanh toán, thông tin giao dịch có thể được xử lý trực tiếp theo chính sách của đơn vị đó. TOCO không chủ động yêu cầu khách hàng cung cấp hoặc lưu mã CVV/CVC, mật khẩu ngân hàng hoặc mã xác thực giao dịch trên website.

TOCO có thể lưu trạng thái và mã tham chiếu giao dịch cần thiết để đối soát và xác nhận thanh toán đơn hàng.

13. Xử lý sự cố dữ liệu cá nhân

Khi phát hiện sự cố có khả năng ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, TOCO sẽ xác định phạm vi, ngăn chặn hoặc hạn chế thiệt hại, khắc phục sự cố và lưu hồ sơ xử lý. TOCO sẽ thông báo cho chủ thể dữ liệu bị ảnh hưởng và cơ quan có thẩm quyền khi thuộc trường hợp phải thông báo theo pháp luật.

14. Thay đổi Chính sách

TOCO có thể cập nhật Chính sách để phù hợp với thay đổi của website, hoạt động kinh doanh hoặc quy định pháp luật. Phiên bản cập nhật được công bố tại trang này và có hiệu lực từ thời điểm công bố, trừ khi có thông báo khác.

15. Đơn vị thu thập và quản lý thông tin

CÔNG TY TNHH IN ẤN TOCO
Mã số doanh nghiệp/GPKD: 0319669902
Địa chỉ: 2/7/4/24 Đường số 5, Bình Hưng Hòa, TP Hồ Chí Minh
Website: inantoco.com
Email: kinhdoanh@inantoco.com
Hotline: 094 9988 890

16. Sự đồng ý và cơ sở xử lý dữ liệu

TOCO xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để thực hiện yêu cầu của khách hàng, giao kết hoặc thực hiện đơn hàng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc trên cơ sở khác được pháp luật cho phép.

Đối với hoạt động cần sự đồng ý, TOCO cung cấp thông tin để khách hàng biết rõ loại dữ liệu, mục đích xử lý, bên kiểm soát dữ liệu và các quyền liên quan. Sự đồng ý được thể hiện bằng phương thức rõ ràng, cụ thể và có thể kiểm chứng theo yêu cầu của pháp luật.

Ngày cập nhật: 27/08/2026.