In hóa đơn bán hàng, phiếu thu và biểu mẫu nhiều liên

In hóa đơn phù hợp với cửa hàng, doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ cần ghi nhận thông tin bán hàng, thu tiền, giao hàng, đặt hàng hoặc đối soát nội bộ. Hóa đơn được đóng thành cuốn, thuận tiện khi sử dụng tại quầy, kho hàng, bộ phận giao nhận hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Tại TOCO, khách hàng có thể chọn hóa đơn 1 liên bằng giấy F70gsm hoặc hóa đơn 2 liên, 3 liên bằng giấy Carbonless. Sản phẩm được in Offset một mặt trên từng liên, có lựa chọn in 1 màu hoặc 4 màu và có thể bổ sung số nhảy để quản lý chứng từ theo thứ tự.

Hai kích thước hiện có là 14 × 20,5cm và 28 × 20,5cm. Số lượng sản xuất tối thiểu từ 10 cuốn, phù hợp với cả cửa hàng nhỏ và doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu thường xuyên.

Hóa đơn in giấy thường được sử dụng trong trường hợp nào?

Hóa đơn dạng cuốn có thể được thiết kế thành nhiều loại biểu mẫu khác nhau. Tên gọi “hóa đơn” trong sản phẩm này không chỉ giới hạn ở phiếu bán hàng mà còn có thể áp dụng cho nhiều nhu cầu ghi chép và xác nhận thông tin.

Thông số in hóa đơn tại TOCO

Nên chọn hóa đơn 1 liên, 2 liên hay 3 liên?

Số liên cần được chọn dựa trên số người hoặc bộ phận cần giữ lại thông tin sau khi hóa đơn được lập. Chọn thiếu liên có thể gây bất tiện khi đối soát, trong khi chọn quá nhiều liên sẽ làm tăng quy cách sản xuất mà không cần thiết.

Hóa đơn 1 liên bằng giấy F70gsm

Hóa đơn 1 liên chỉ tạo một bản ghi và không có chức năng sao nội dung sang tờ khác. Loại này phù hợp khi biểu mẫu chỉ dùng tại một bộ phận hoặc không cần giao và lưu nhiều bản.

Hóa đơn 2 liên bằng giấy Carbonless

Hóa đơn 2 liên giúp nội dung được ghi ở liên trên sao xuống liên dưới nhờ lực viết, không cần lót thêm giấy than rời. Quy cách này thường được chọn khi một bên giữ bản gốc và bên còn lại giữ bản sao để đối chiếu.

Hóa đơn 3 liên bằng giấy Carbonless

Hóa đơn 3 liên phù hợp với quy trình có nhiều bộ phận. Một lần ghi có thể tạo nội dung trên các liên phía dưới, giúp hạn chế việc phải viết lại cùng một thông tin nhiều lần.

Giấy Carbonless hoạt động như thế nào?

Giấy Carbonless là loại giấy dùng cho biểu mẫu nhiều liên. Khi viết hoặc tạo lực lên liên đầu, nội dung được sao xuống những liên bên dưới mà không cần đặt giấy than riêng giữa các tờ.

Đặc điểm này giúp nhân viên bán hàng, thu ngân, kho hoặc giao nhận lập nhiều bản cùng lúc. Các liên sau có thể được tách ra để giao khách hàng, chuyển cho kế toán hoặc lưu tại bộ phận liên quan.

Khả năng hiển thị trên các liên dưới phụ thuộc vào lực viết, loại bút, số liên và bề mặt kê khi sử dụng. Không nên viết quá nhẹ nếu cần nội dung truyền rõ xuống liên cuối.

Nên chọn kích thước 14 × 20,5cm hay 28 × 20,5cm?

Kích thước hóa đơn nên dựa trên số cột, số dòng và lượng thông tin cần ghi. Khổ nhỏ giúp cuốn hóa đơn gọn hơn, trong khi khổ lớn có thêm diện tích cho biểu mẫu phức tạp.

Khi nào nên chọn khổ 14 × 20,5cm?

Kích thước này phù hợp với cửa hàng và đơn vị dịch vụ có danh sách hàng hóa ngắn. Cuốn hóa đơn gọn, thuận tiện đặt tại quầy và dễ mang theo khi giao nhận.

Khi nào nên chọn khổ 28 × 20,5cm?

Khổ lớn phù hợp khi biểu mẫu cần nhiều cột như mã hàng, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và ghi chú. Đây cũng là lựa chọn phù hợp với phiếu kho hoặc phiếu giao hàng có nhiều dòng.

Nên in hóa đơn 1 màu hay 4 màu?

TOCO có hai lựa chọn là in 1 màu và in 4 màu. Số màu nên được chọn dựa trên mục đích sử dụng, thiết kế thương hiệu và mức độ ưu tiên về chi phí.

In 4 màu không có nghĩa là toàn bộ hóa đơn phải sử dụng nhiều mảng màu lớn. Thiết kế vẫn nên giữ nền sáng, đường kẻ rõ và đủ khoảng trống để người sử dụng viết thông tin.

Số nhảy trên hóa đơn là gì?

Số nhảy là dãy số thứ tự được in tăng dần trên hóa đơn hoặc từng bộ liên. Tùy nhu cầu, khách hàng có thể chọn hóa đơn có số nhảy hoặc không có số nhảy.

Khi nào nên chọn hóa đơn có số nhảy?

Số nhảy phù hợp khi đơn vị cần quản lý phiếu theo trình tự, kiểm tra chứng từ đã sử dụng, đối soát giữa các bộ phận hoặc phát hiện trường hợp thiếu và trùng số.

Cửa hàng có nhiều nhân viên, đơn vị giao nhận, kho hàng và doanh nghiệp thường xuyên kiểm tra chứng từ nên cân nhắc sử dụng số nhảy.

Khi nào có thể không cần số nhảy?

Biểu mẫu ghi chú đơn giản, phiếu dùng trong phạm vi nhỏ hoặc trường hợp đơn vị đã có phương pháp quản lý khác có thể chọn không có số nhảy.

Hóa đơn nên có những nội dung gì?

Nội dung biểu mẫu cần bám theo quy trình sử dụng thực tế. Không nên sao chép một mẫu có sẵn nếu các cột và phần xác nhận không phù hợp với hoạt động của đơn vị.

• Logo và tên cửa hàng, doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng.
• Địa chỉ, số điện thoại, website hoặc mã QR nếu cần.
• Tên khách hàng hoặc người giao dịch.
• Ngày lập hóa đơn hoặc ngày giao nhận.
• Tên hàng hóa, dịch vụ hoặc nội dung công việc.
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
• Tổng tiền, tiền đã nhận hoặc số tiền còn lại nếu có.
• Ghi chú và điều kiện liên quan.
• Vị trí chữ ký của người lập, khách hàng, thủ kho hoặc bộ phận liên quan.

Không phải mẫu hóa đơn nào cũng cần toàn bộ các trường trên. Cần giữ đúng những thông tin có giá trị sử dụng để biểu mẫu dễ ghi và tránh nhầm lẫn.

Cách bố trí hóa đơn dễ ghi và dễ kiểm tra

Giữ phần thông tin đơn vị rõ ràng

Logo, tên đơn vị và thông tin liên hệ thường được đặt ở đầu hóa đơn. Khu vực này cần đủ rõ nhưng không nên chiếm quá nhiều diện tích của bảng nội dung.

Chia cột dựa trên cách ghi thực tế

Chiều rộng của từng cột nên tương ứng với nội dung cần viết. Cột tên sản phẩm thường cần rộng hơn cột số lượng hoặc đơn vị tính.

Chừa đủ chiều cao cho từng dòng

Dòng quá thấp khiến người sử dụng khó viết tay. Khi biểu mẫu cần ghi nhiều nội dung, nên chọn kích thước lớn hơn thay vì thu nhỏ toàn bộ bảng.

Làm nổi bật phần tổng tiền

Tổng tiền, tiền đã nhận hoặc số tiền còn lại nên nằm tại vị trí dễ nhận biết. Không nên đặt những thông tin này xen giữa nhiều phần ghi chú nhỏ.

Bố trí khu vực chữ ký hợp lý

Vị trí ký cần đủ rộng và ghi rõ vai trò như người lập, người nhận, khách hàng, thủ kho hoặc kế toán để hạn chế ký nhầm.

Không dùng nền quá đậm

Hóa đơn cần được viết bằng bút và đọc lại nhiều lần. Mảng nền đậm hoặc hình ảnh phức tạp có thể làm nội dung viết tay khó quan sát.

Cách chuẩn bị file in hóa đơn

Thiết kế đúng kích thước

File cần được làm theo kích thước 14 × 20,5cm hoặc 28 × 20,5cm. Cần kiểm tra hướng ngang, hướng đứng và vị trí đóng cuốn trước khi hoàn thiện bố cục.

Xác định đúng số liên

Khách hàng cần chốt hóa đơn 1 liên, 2 liên hay 3 liên trước khi sản xuất. Số liên ảnh hưởng trực tiếp đến chất liệu và cách đóng cuốn.

Xác định số màu in

File in 1 màu nên được chuẩn bị theo đúng một màu đã chọn. File in 4 màu có thể sử dụng logo và màu nhận diện nhưng vẫn cần bảo đảm đường kẻ, chữ nhỏ và phần ghi tay dễ nhìn.

Ghi rõ yêu cầu số nhảy

Nếu cần số nhảy, file nên thể hiện vị trí dự kiến đặt số và khách hàng cần cung cấp thông tin về dãy số bắt đầu để kiểm tra.

Giữ nội dung trong vùng an toàn

Logo, chữ, số điện thoại, đường kẻ và số nhảy không nên đặt quá sát mép. Thành phẩm có dung sai ±0,2cm nên cần chừa khoảng cách phù hợp.

Không dùng khung viền quá sát cạnh

Khung mảnh sát mép có thể nhìn không đều do dung sai cắt. Nên đưa khung vào trong hoặc sử dụng bố cục không cần đường viền bao quanh toàn bộ.

Kiểm tra toàn bộ trường thông tin

Cần đọc lại tên cột, chính tả, số điện thoại, địa chỉ, mã QR, vị trí chữ ký và các ghi chú. Một lỗi trong file sẽ xuất hiện trên toàn bộ số cuốn đã sản xuất.

Lưu ý về hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Hóa đơn giấy Carbonless tại TOCO phù hợp với nhu cầu ghi nhận bán hàng, thu chi, giao nhận, đặt hàng, xác nhận dịch vụ hoặc quản lý nội bộ.

Sản phẩm này không nên được mặc định là hóa đơn điện tử, hóa đơn thuế hoặc chứng từ có giá trị kê khai thuế. Phạm vi sử dụng hợp lệ phụ thuộc vào loại giao dịch, mô hình kinh doanh và quy định đang áp dụng tại thời điểm sử dụng.

Khi cần chứng từ phục vụ kê khai thuế hoặc xuất hóa đơn cho doanh nghiệp, khách hàng nên kiểm tra với bộ phận kế toán hoặc quy định hiện hành trước khi đặt in và sử dụng.

Giá in hóa đơn phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Chi phí sản xuất được xác định dựa trên chất liệu, số liên, số màu, kích thước và các lựa chọn gia công của đơn hàng.

• Hóa đơn 1 liên, 2 liên hoặc 3 liên.
• Kích thước 14 × 20,5cm hoặc 28 × 20,5cm.
• In 1 màu hoặc in 4 màu.
• Có số nhảy hoặc không có số nhảy.
• Tổng số cuốn cần sản xuất.
• Số lượng mẫu nội dung khác nhau.
• File đã hoàn chỉnh hay cần hỗ trợ thiết kế.

Hóa đơn nhiều liên, in 4 màu hoặc có số nhảy có quy cách sản xuất khác với hóa đơn 1 liên, 1 màu. Khách hàng nên xác định đầy đủ các lựa chọn trước khi yêu cầu báo giá.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt in hóa đơn?

• Chọn kích thước hóa đơn.
• Chọn hóa đơn 1 liên, 2 liên hoặc 3 liên.
• Chọn in 1 màu hoặc in 4 màu.
• Xác định có cần số nhảy hay không.
• Chuẩn bị tên đơn vị, logo và thông tin liên hệ.
• Liệt kê các cột và trường nội dung cần có.
• Xác định các vị trí chữ ký và xác nhận.
• Chuẩn bị file in hoặc mẫu hóa đơn đang sử dụng nếu có.

Chưa có file thiết kế có đặt in được không?

Có. TOCO có hỗ trợ thiết kế khi khách hàng chưa có file. Khách hàng cần chuẩn bị logo, thông tin đơn vị, các trường nội dung, số liên, kích thước, số màu và yêu cầu số nhảy để được tư vấn phù hợp.

Những lỗi thường gặp khi đặt in hóa đơn

Chọn thiếu số liên cần sử dụng

Nếu nhiều bộ phận cần giữ chứng từ nhưng chỉ đặt hóa đơn 2 liên, đơn vị có thể phải sao chụp hoặc ghi lại thông tin. Cần xác định rõ quy trình trước khi đặt in.

Chọn khổ nhỏ cho biểu mẫu quá nhiều cột

Quá nhiều cột trên kích thước nhỏ khiến chữ và ô ghi bị thu hẹp. Nên giảm nội dung hoặc chọn khổ lớn hơn.

Không xác định yêu cầu số nhảy từ đầu

Số nhảy là một phần của quy cách gia công. Nếu cần quản lý chứng từ theo thứ tự, yêu cầu này phải được xác nhận trước khi sản xuất.

Đường kẻ hoặc chữ quá nhạt

Hóa đơn cần dễ đọc khi ghi tay và khi xem lại các liên dưới. Đường kẻ và tiêu đề cột không nên quá mảnh hoặc thiếu tương phản.

Dùng nền màu quá đậm

Nền đậm có thể che nội dung viết tay và làm biểu mẫu khó sử dụng. Thiết kế nên giữ phần ghi thông tin sáng và rõ.

Không kiểm tra tên cột

Sai tên trường, thiếu chữ ký hoặc thiếu phần tổng tiền có thể làm toàn bộ cuốn hóa đơn không phù hợp với quy trình sử dụng.

Đặt nội dung sát mép

Chữ, số nhảy và đường kẻ sát cạnh có thể bị ảnh hưởng bởi dung sai thành phẩm. Cần giữ nội dung trong vùng an toàn.

Hiểu nhầm hóa đơn bán hàng là hóa đơn thuế

Biểu mẫu giấy dùng để ghi nhận giao dịch nội bộ hoặc giao khách không mặc nhiên thay thế hóa đơn điện tử và chứng từ phục vụ kê khai thuế.

Câu hỏi thường gặp về in hóa đơn

Hóa đơn tại TOCO sử dụng chất liệu gì?

Hóa đơn 1 liên sử dụng giấy F70gsm. Hóa đơn 2 liên và 3 liên sử dụng giấy Carbonless.

Giấy Carbonless là gì?

Giấy Carbonless cho phép nội dung được ghi trên liên đầu sao xuống những liên phía dưới nhờ lực viết mà không cần sử dụng giấy than rời.

Hóa đơn được in bằng công nghệ gì?

Sản phẩm được in Offset một mặt trên từng liên.

Nên chọn hóa đơn 2 liên hay 3 liên?

Chọn 2 liên khi cần một bản giao khách và một bản lưu. Chọn 3 liên khi cần thêm một bản cho kế toán, kho, giao nhận hoặc bộ phận quản lý.

Hóa đơn 1 liên dùng khi nào?

Hóa đơn 1 liên phù hợp khi chỉ cần một bản ghi và không cần sao nội dung cho nhiều người hoặc bộ phận.

Hóa đơn có những kích thước nào?

Khách hàng có thể chọn kích thước 14 × 20,5cm hoặc 28 × 20,5cm.

Nên chọn kích thước nào?

Khổ 14 × 20,5cm phù hợp với hóa đơn bán hàng và biểu mẫu ngắn. Khổ 28 × 20,5cm phù hợp khi cần nhiều dòng, nhiều cột hoặc trình bày thông tin chi tiết.

Hóa đơn có thể in màu không?

Có. Khách hàng có thể chọn in 1 màu hoặc in 4 màu.

Số nhảy có tác dụng gì?

Số nhảy giúp quản lý hóa đơn theo thứ tự, hỗ trợ đối soát và kiểm tra chứng từ đã sử dụng.

Có bắt buộc phải in số nhảy không?

Không. Khách hàng có thể chọn hóa đơn không có số nhảy nếu không cần quản lý chứng từ theo dãy số.

Hóa đơn được gia công như thế nào?

Các liên được sắp xếp và đóng thành cuốn. Số nhảy được gia công thêm khi khách hàng lựa chọn.

TOCO nhận in tối thiểu bao nhiêu?

Số lượng tối thiểu là 10 cuốn. Khách hàng có thể chọn 10, 20 hoặc 50 cuốn.

Hóa đơn giấy có thay thế hóa đơn điện tử không?

Không nên mặc định sản phẩm này thay thế hóa đơn điện tử hoặc chứng từ thuế. Nếu cần sử dụng cho kê khai thuế, khách hàng nên kiểm tra với kế toán hoặc quy định hiện hành.

Thời gian sản xuất hóa đơn là bao lâu?

Thời gian sản xuất là 4–6 ngày làm việc kể từ khi khách hàng hoàn tất thanh toán và xác nhận mẫu; không tính Chủ nhật và ngày lễ.

Chưa có thiết kế có đặt in được không?

Có. TOCO có hỗ trợ thiết kế khi khách hàng chưa có file.